Bedrijfsvoering

De organisatie beweegt mee met ontwikkelingen en speelt in op wat maatschappelijk en bestuurlijk van een lokale overheid wordt verwacht. Om slagvaardig en wendbaar te kunnen zijn, is het  belangrijk om continu te blijven investeren in de organisatie, om medewerkers en organisatie te blijven ontwikkelen. Naast de formatieve inhaalslag die nodig was om de basis op orde te kunnen houden, zijn ook investeringen in medewerkers en in de bedrijfsvoering in het algemeen nodig om de organisatie duurzaam toekomstbestendig te maken. Zorg is dat de formatie gelijke tred houdt met de opgaven.

Elk jaar worden speerpunten voor verdere organisatieontwikkeling benoemd. Voor 2020 zijn dit onder meer:

Laarbeek kenmerkt zich door het goede contact dat de gemeente heeft met inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven. Wij willen graag verschil maken voor onze inwoners. Het is dan ook belangrijk om onze dienstverlening af te stemmen op de behoefte. Met het beschrijven van onze visie waarin onze ambitie op dienstverlening is beschreven en een kwaliteitshandvest zijn we er niet. Het verder blijven professionaliseren van onze mensen en uitbouwen van de kwaliteit staat op de agenda voor 2020. Speerpunt in 2020 is een traject waarbij we nog eens goed kijken naar hoe we communiceren; dat willen we in heldere taal en met een duidelijke structuur doen. We zullen regelmatig toetsen wat inwoners van onze dienstverleningskwaliteit vinden en aan de hand daarvan bijstellen.

Op basis van een Informatiebeleidsplan en bijbehorend werkprogramma worden noodzakelijke investeringen in ICT gedaan. Het doel hiervan is om onze ondersteunende ict-systemen bij de tijd te houden. In 2020 gaan we met kleinschalige proeven kijken of het combineren van bestaande gegevens ondersteunend kan worden ingezet bij beleidsvoorbereiding en bij de uitvoering. Tegelijkertijd vraagt de regelgeving op het gebied van bescherming van (persoons-)gegevens dat onze werkprocessen continu daarop worden ingericht. Speciaal daarvoor aangewezen functionarissen werken systematisch en samen met alle betrokken medewerkers aan beveiliging van gegevens en privacybescherming. Dat doen we in samenwerking met de gemeente Gemert-Bakel en de (GR) Peelgemeenten.

Van onze medewerkers wordt gevraagd dat ze in het opbouwen van relaties met hun omgeving investeren. Er wordt veel energie gestoken in het aansluiten bij maatschappelijke ontwikkelingen. Onze medewerkers staan midden in de samenleving. De rol die de gemeente heeft in samenwerking met de omgeving is niet meer zo vanzelfsprekend helder. Dat vraagt andere vaardigheden. In het kader van de organisatieontwikkeling is ingezet op 2 thema’s voor verdere professionalisering van onze medewerkers: regisseurschap en adviseurschap. Deze zullen ook in 2020 centraal staan.

In de organisatie staat in 2020 doorontwikkeling planmatig werken op de agenda. In 2020 gaan we werken met een systeem dat intern ondersteunt bij de begrotingscyclus (Lias) en dat het gemakkelijker maakt om op de verschillende taakgebieden te monitoren en te rapporteren aan college en raad. Om bestuurlijk meer richting te laten geven aan grote beleidsopgaven of projecten is het werken met het instrument van bestuursopdrachten in 2019 geïntroduceerd (format, eerste voorbeelden). In 2020 zal hiermee verder ervaring worden opgebouwd en zal in het samenspel met college en raad hierin bijstelling worden gedaan. In het sociaal domein wordt sturingsinformatie bij elkaar gebracht en worden de financiële systemen zo ingericht dat ze aansluiten bij de praktijk anno 2020.

Het is nodig onze personeelsformatie mee te laten groeien in een nieuwe tijdsperspectief om de organisatie slagvaardig te houden. Onze organisatie had weinig instroom en doorstroming van medewerkers, en heeft relatief veel oudere medewerkers en een lage bezetting per vakgebied. Dat maakt de kwetsbaarheid hoger. Er is volop ingezet op het op peil brengen van de formatie en het laten instromen van jonge medewerkers. De instroom van jonge mensen vraagt om begeleiding, interne coaching en mentorschap. Het invullen van vacatures vraagt veel inspanning omdat het moeilijk is om ‘in de markt’ goede medewerkers aan te trekken. Dat maakt dat noodzakelijkerwijs vaker  ingehuurd moet worden ter overbrugging. We benutten kansen voor interne mobiliteit in allerlei vormen waardoor tegelijkertijd positieve energie los gemaakt wordt, die het zo leuk maakt om in Laarbeek te werken.

Eind 2018 is een nieuw informatiebeleid en uitvoeringsplan (2018 – 2020) opgesteld. Een beleid dat rekening houdt met de behoefte van de organisatie en met de wettelijke verplichtingen, zoals onder andere de Wet digitale overheid, de wet Hergebruik Overheidsinformatie en landelijke ontwikkelingen zoals o.a. de Digitale Agenda 2020 en digitale Selfservice. Vanuit het beleid is een uitvoeringsplan met diverse projecten samengesteld, welke de komende jaren worden uitgevoerd.

Voor 2020 staan naast de taken die verband houden met wettelijke verplichtingen en/of landelijke ontwikkeling ook projecten op de rol die voortvloeien uit onze eigen ambities en plannen. Een belangrijke daarbij is dat we willen blijven investeren in de dienstverlening naar onze burgers en bedrijven. We staan voor een betrouwbare en eigentijdse dienstverlening door samenwerking met onze klant, waarbij we de menselijke maat niet uit het oog verliezen. Eigentijds is gericht op onderwerpen als digitalisering van producten en diensten, integrale samenwerking, (burger)participatie, pro-actief en tijdig handelen. We gaan in 2020 een aantal extra diensten digitaal aan de klant aanbieden en daarnaast optimaliseren we elk jaar een aantal digitale processen.

Informatiebeveiliging gaat over de fysieke-, organisatorische- en technische maatregelen die bijdragen aan de zorgvuldige omgang met informatie en gegevens van burgers en organisaties. Het doel van informatiebeveiliging is het waarborgen van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie.

Om informatiebeveiliging te borgen in de organisatie is in 2013 het informatiebeveiligings-beleid vastgesteld met een daaraan gekoppeld uitvoeringsplan om een passend beveiligingsniveau te realiseren. Om de continuïteit van dit proces te borgen, wordt ieder kwartaal een ‘rapportage informatiebeveiliging’ opgesteld en voorgelegd aan het management en de portefeuillehouder. Hierin wordt aandacht besteed aan onder meer de beveiligingsincidenten en meldingen dat kwartaal, de uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid en actuele  ontwikkelingen in informatieveiligheid. Het beleid wordt geactualiseerd in 2019. De aanbevelingen uit het recente onderzoeksrapport van de rekenkamercommissie “Informatieveiligheid gemeente Laarbeek” worden betrokken bij het opstellen van dit beleid.

Het nieuwe informatieveiligheidsbeleid zal afgestemd  zijn op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Deze norm  wordt op 1 januari 2020 van kracht. De BIO vervangt de bestaande baselines informatieveiligheid voor Gemeenten, Rijk, Waterschappen en Provincies. Hiermee ontstaat één gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid, gebaseerd op de internationaal erkende en actuele ISO-normatiek.

Op 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. De veranderingen die hieruit voortvloeien raken de hele gemeentelijke organisatie. Bij het overgrote deel van de taken van de gemeente zijn namelijk in meer of mindere mate persoonsgegevens betrokken. Daarom wordt er het komende jaar veel geïnvesteerd in bewustwording en verantwoording.

Een aantal taken laat de gemeente uitvoeren door derden (verwerkers). Bij die taakuitoefening zijn onvermijdelijk persoonsgegevens betrokken De gemeente blijft echter zelf verantwoordelijk voor die gegevens. In overeenkomsten is geregeld dat deze derden zorgvuldig omgegaan met de door ons ter beschikking persoonsgegevens. Dimpact (zaaksysteem), GR Peelgemeenten (Jeugd, WMO, BMS) en Senzer (Participatiewet) beschikken voor hun taakuitvoering over een groot aantal persoonsgegevens van onze gemeente. Deze persoonsgegevens worden door de wet in de veel gevallen ook nog als bijzonder gekenmerkt omdat deze bijvoorbeeld iets zeggen over de gezondheid van burgers. De naleving van de overeenkomst zal door de gemeente periodiek getoetst worden.

Onderstaand wordt de een overzicht gepresenteerd van de personele formatie waarbij inzicht wordt gegeven in zowel de personele sterkte als de bijbehorende personeelslasten.